Portaalin käyttöohje

Hoidamme asiasi Freshdesk-portaalin kautta. Sieltä näet yhdestä paikasta kaikki keskeneräiset ja jo hoidetut asiasi — ja lähetät meille uuden. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten pääset alkuun ja mistä näet, missä asiasi menee.

1. Rekisteröityminen – aktivoi tilisi

Olet saanut sähköpostiisi viestin otsikolla "Sinulle on luotu käyttäjätunnus Tilitoimisto Rockin portaaliin".

1. Avaa sähköpostiviesti
2. Klikkaa Aktivoi tili -painiketta
3. Luo itsellesi salasana
4. Olet valmis!

2. Kirjautuminen ja portaalin etusivu

Portaaliin kirjaudutaan osoitteessa https://tilitoimistorock.freshdesk.com.

1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Kirjaudu
2. Syötä sähköpostiosoitteesi ja salasanasi
3. Klikkaa Kirjaudu

Kirjautumisen jälkeen laskeudut etusivulle. Siellä on kaksi korttia:

• Omat tiketit — mitä on kesken, mitä odotetaan sinulta ja mikä on jo hoidettu
• Lähetä uusi tiketti — uusi kysymys, aineisto tai asia joka ei liity aiempaan ketjuun

Etusivun alaosassa on hakukenttä tietopankkiin. Sieltä kannattaa katsoa ensin — moneen kysymykseen on jo valmis ohje.

3. Näin lähetät asian kirjanpitäjälle

Klikkaa etusivun Lähetä uusi tiketti -korttia tai ylävalikon Lähetä tukipyyntö -painiketta. Tähän ei tarvitse kirjautua — lomake toimii myös ilman sisäänkirjautumista, kunhan käytät sähköpostiosoitetta, jolla asioit kanssamme. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.

1. Kerro lyhyesti mistä on kyse — kuvaa asia omin sanoin. Jos se koskee tiettyä kuukautta tai tositetta, mainitse se, niin pääsemme nopeammin alkuun.
2. Sähköpostiosoitteesi — käytä sitä osoitetta, jolla muutenkin asioit kanssamme. Lisää kopio -painikkeella saat viestin tiedoksi myös esimerkiksi kollegallesi.
3. Mitä asia koskee? — lyhyt otsikko asialle (esim. "Helmikuun kirjanpito – puuttuva kuitti")
4. Yritys — tämä valinta tulee näkyviin vasta kun olet syöttänyt sähköpostiosoitteesi, ja vain jos sinulla on meillä useampi yritys. Valitse silloin oikea yritys.
5. Liite — lisää tiedostot tarvittaessa
6. Klikkaa Lähetä. Saat heti sähköpostiisi kuittauksen siitä, että viesti on perillä.

Liitteet ja aineisto

Kuitit, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto menevät ensisijaisesti omaan kirjanpito-ohjelmaasi sitä reittiä, joka teille on sovittu. Portaali ja sähköposti ovat viestintää varten — käytä niitä liitteille vain silloin, kun aineistolle ei ole omaa reittiä tai me erikseen pyydämme.

4. Mistä näet, onko asia auki vai hoidettu

Klikkaa ylävalikosta Tukipyynnöt tai etusivun Omat tiketit -korttia. Avautuu Sinun tikettisi -sivu, jolla näkyvät kaikki asiasi — sekä avoimet että jo hoidetut.

Jokaisella rivillä näkyy asian otsikko, tikettinumero (esim. #47), luontipäivä ja mistä asia on tullut sisään (portaali, sähköposti vai puhelu). Oikeassa reunassa on tila.

Oikean reunan valikoista voit rajata näkymää:

• Status — esim. vain avoimet tai vain ratkaistut
• Lajitteluperuste — järjestä tilan tai päivämäärän mukaan

Mitä tilat tarkoittavat

5. Ohjeartikkelit – Tietämyskanta

Portaalista löytyy ohjeartikkeleita yleisimpiin tilanteisiin: kuittien toimittaminen, ALV, päivärahat, ohjelmistojen käyttö ja moni muu. Suurin osa artikkeleista näkyy vain kirjautumisen jälkeen.

1. Klikkaa ylävalikosta Tietämyskanta tai etusivun Selaa koko tietopankkia -linkkiä
2. Selaa kategorioita tai kirjoita hakukenttään

6. Vastaaminen sähköpostitse

Sinun ei ole pakko kirjautua portaaliin vastataksesi. Voit vastata suoraan sähköpostiisi tulleeseen ilmoitukseen — vastauksesi tallentuu automaattisesti oikeaan tikettiin.

Voit myös lähettää uuden asian suoraan sähköpostilla osoitteeseen apua@tilitoimistorock.fi. Siitä avautuu tiketti automaattisesti.

7. Usein kysyttyä

En löydä aktivointiviestiä. Mitä teen?
Tarkista ensin roskapostikansio. Jos et löydä sitä sieltäkään, laita viestiä osoitteeseen apua@tilitoimistorock.fi, niin lähetämme uuden aktivointilinkin.

Unohdin salasanani. Miten saan uuden?
Mene osoitteeseen tilitoimistorock.freshdesk.com ja klikkaa kirjautumissivulla "Unohditko salasanasi?". Syötä sähköpostiosoitteesi, niin saat ohjeet sähköpostiisi.

Voiko portaaliin kirjautua Google- tai Facebook-tunnuksilla?
Kyllä. Kirjautumissivulla on salasanakenttien alla painikkeet Google-kirjautuminen ja Facebook-kirjautuminen. Käytä sitä sähköpostiosoitetta, johon aktivointiviesti lähetettiin — muuten järjestelmä ei tunnista sinua olemassa olevaksi asiakkaaksi.

Pitääkö minun kirjautua portaaliin vai voiko asioida sähköpostilla?
Molemmat käyvät, eikä tukipyynnön lähettäminen edellytä kirjautumista. Sähköpostilla lähetetty viesti avautuu tiketiksi automaattisesti, ja portaalin lomakkeen voi täyttää myös kirjautumatta. Kirjautuneena näet kuitenkin kaikki asiasi yhdellä silmäyksellä ja sen, kummalla pallo on — siksi suosittelemme kirjautumista.

Voiko yhdessä viestissä kysyä monta eri asiaa?
Laitathan jokaisen asian omaksi tiketikseen. Näin asiat menevät oikealle ihmiselle eikä mikään jää roikkumaan toisen asian alle.

Miten lähetän kuitteja tai tiedostoja?
Kuitit ja tositteet ensisijaisesti omaan kirjanpito-ohjelmaasi sitä reittiä, joka teille on sovittu. Vasta toissijaisesti portaaliin tai sähköpostilla osoitteeseen apua@tilitoimistorock.fi. Pidä liitteet alle 15 megatavussa — sitä isommat putoavat matkalta pois, vaikka viesti itsessään tulisi perille.

Mistä näen, onko asiani vielä auki?
Kirjaudu portaaliin ja klikkaa ylävalikosta Tukipyynnöt. Näet kaikki asiasi ja niiden tilan. Tilojen selitykset löydät tästä ohjeesta ylempää.

Saanko ilmoituksen kun kirjanpitäjä vastaa?
Kyllä. Saat sähköpostiisi kuittauksen heti kun tiketti on syntynyt, ilmoituksen kun kirjanpitäjä vastaa, ja ilmoituksen kun asia merkitään ratkaistuksi. Voit vastata suoraan siihen sähköpostiin tai kirjautua portaaliin.

Voinko nähdä myös vanhat, jo hoidetut asiat?
Kyllä. Ne näkyvät samalla Tukipyynnöt-sivulla. Voit rajata näkymää oikean reunan Status-valikosta.

Eikö kysymykseesi löytynyt vastausta? Laita viestiä osoitteeseen apua@tilitoimistorock.fi tai lähetä tiketti portaalin kautta — autamme mielellämme.