Mitä kirjanpito tarkoittaa käytännössä?

SISÄLTÖ

• Kolme asiaa jotka kirjanpitäjä tarvitsee joka kuukausi
• Mitä kuitiksi käy?
• Milloin aineisto toimitetaan?
• Mitä raportteja kirjanpidosta saa?
• Usein kysyttyä

Kirjanpito on yrityksen taloudellisten tapahtumien järjestelmällistä kirjaamista. Se ei ole pelkkä lakisääteinen velvollisuus — se on työkalu joka kertoo sinulle missä yrityksesi taloudellisesti menee, kuinka paljon myyntiä on tullut, mitä kuluja on kertynyt ja paljonko rahaa on jäljellä.

Tilitoimisto hoitaa kirjanpidon puolestasi, mutta yhteistyö toimii parhaiten kun tiedät mitä kirjanpitäjä tarvitsee ja miksi.

Kolme asiaa jotka kirjanpitäjä tarvitsee joka kuukausi

Tiliote on kirjanpidon perusta. Se kertoo mitä yrityksen tilillä on tapahtunut — mitkä maksut ovat lähteneet ja tulleet, ja mikä on tilin saldo kuukauden alussa ja lopussa. Ilman tilinotetta kirjanpitäjä ei pysty täsmäyttämään lukuja.

Kuitit ja tositteet tarvitaan jokaisesta yrityksen ostosta ja kulusta. Kuitti on todiste siitä, että osto on tehty yritystoimintaa varten — ilman kuittia kulua ei voida kirjata eikä ALV:ta vähentää. Tämä koskee kaikkia ostoja: korttiostoksia, verkko-ostoksia, käteisostoja ja tilisiirtoja.

Myyntitieto kertoo paljonko yrityksesi on myynyt. Jos myynti tapahtuu suoraan laskuttamalla, tieto on jo kirjanpito-ohjelmassa. Jos käytät kassajärjestelmää, verkkokauppaa tai maksunvälittäjää kuten Paytailia tai Stripeä, näistä tarvitaan kuukausiraportti.

Mitä kuitiksi käy?

Kuitti on mikä tahansa dokumentti josta selviää mitä on ostettu, milloin, keneltä ja millä summalla. Hyväksyttäviä tositteita ovat kassakuitit, sähköpostilla saapuneet laskut ja kuitit, PDF-kuitit verkko-ostoksista sekä pankin maksuvahvistusviestitkin tietyissä tilanteissa. Jos kuitti on kadonnut, se voidaan tietyissä tapauksissa korvata omalla selvityksellä — mutta kuitti kannattaa aina säästää heti oston yhteydessä.

Milloin aineisto toimitetaan?

Kirjanpito tehdään kuukausittain. Aineisto toimitetaan yleensä edellisen kuukauden päätyttyä mahdollisimman pian — tyypillisesti seuraavan kuukauden ensimmäisen viikon aikana. Mitä aiemmin aineisto saapuu, sitä aiemmin saat kuukausiraportit ja tiedät missä yrityksesi taloudellisesti menee.

Myöhäinen toimitus voi tarkoittaa myös sitä, että ALV-ilmoitus myöhästyy — siitä voi koitua viivästysmaksuja.

Mitä raportteja kirjanpidosta saa?

Kun kuukausi on suljettu, kirjanpitäjä toimittaa kaksi perusraporttia:

Tuloslaskelma kertoo kuukauden tuotot ja kulut sekä tuloksen — eli onko yritys tehnyt voittoa vai tappiota. Se on kuin yrityksen tuloskortti.

Tase kertoo yrityksen taloudellisen tilanteen tiettynä hetkenä — mitä yritys omistaa (varat) ja mitä se on velkaa (velat). Taseen loppusumman tulee aina täsmätä.

Näiden lisäksi voidaan tuottaa kassavirtalaskelma, budjettiseuranta tai muita räätälöityjä raportteja tarpeen mukaan.

Usein kysyttyä

Pitääkö kaikista ostoksista toimittaa kuitti? Kyllä — myös verkko-ostoksista, tilauspalveluista (esim. Canva, Google Ads, Spotify for Business) ja korttimaksuista. Nämä unohtuvat useimmin.

Mitä teen jos kuitti on kadonnut? Ota yhteyttä myyjään ja pyydä kopio. Monelta palveluntarjoajalta kuitti löytyy myös omasta asiakasportaalista tai sähköpostista.

Voiko kirjanpitoa korjata jälkikäteen? Kyllä voi. Virheellinen kirjaus oikaistaan — se on normaali osa kirjanpitoa eikä aiheuta ongelmia jos korjataan ajoissa.

Tarvitseeko jokainen kuitti toimittaa erikseen? Ei — voit kerätä kuukausittain kaikki kuitit yhteen ja toimittaa ne kerralla. Kirjanpito-ohjelman mobiilisovelluksella voit kuvata kuitit suoraan puhelimella heti oston jälkeen.

Tämä artikkeli on yleinen opas kirjanpidon perusteisiin. Tilitoimistosi antaa tarkemmat ohjeet omaan asiakkuuteesi ja käyttämääsi ohjelmistoon liittyen.

Jos olet asiakkaamme, kirjaudu asiakasportaaliin ylhäältä.

Portaalista näet tarkemmat asiakaskohtaiset ohjeet, kuten:

• mihin kuitit ja tositteet toimitetaan
• milloin aineisto toimitetaan käytännössä
• miten käytät omaa kirjanpito-ohjelmaasi

Yleinen ohje kertoo perusperiaatteet, mutta asiakasportaalista löydät juuri sinun yritystäsi ja käytössä olevaa ohjelmistoa koskevat tarkemmat ohjeet.