Näin hoidat kirjanpidon oikein joka kuukausi

SISÄLTÖ

• 1. Toimita kuitit ja tositteet
• 2. Toimita tiliotteet ja tarvittavat raportit
• 3. Tee tarvittavat hyväksynnät
• 4. Kerro poikkeuksista heti
• 5. Odota ilmoitusta kuukauden valmistumisesta
• Tiivistettynä

Kun kirjanpitoaineisto toimitetaan samalla tavalla joka kuukausi, kirjanpito valmistuu sujuvammin ja luvut pysyvät ajan tasalla.

Tee nämä asiat joka kuukausi:

1. Toimita kuitit ja tositteet

Toimita kaikki yrityksen ostojen kuitit, laskut ja muut tositteet sovittuun kirjanpito-ohjelmaan.

Tositteista pitää selvitä:

• mitä on ostettu
• keneltä
• milloin
• millä summalla

Jos kuitti puuttuu, katso ohje Kuitti hukassa, mitä tehdään?

2. Toimita tiliotteet ja tarvittavat raportit

Jos tiliotteet eivät tule kirjanpito-ohjelmaan automaattisesti, toimita ne sovitulla tavalla.

Jos käytössä on maksunvälittäjiä tai verkkokauppa, toimita myös tarvittavat kuukausiraportit.

Näitä voivat olla esimerkiksi:

• Stripe
• Paytrail
• Klarna
• MobilePay
• verkkokaupan myyntiraportit

3. Tee tarvittavat hyväksynnät

Jos käytössäsi on kirjanpito-ohjelma, jossa hyväksytään ostolaskuja, käy hyväksymässä laskut ajallaan.

Hyväksyntä tarvitaan usein ennen kuin lasku voidaan käsitellä kuukauden kirjanpidossa.

4. Kerro poikkeuksista heti

Ilmoita kirjanpitäjälle, jos kuukaudessa on ollut jotain tavallisesta poikkeavaa.

Esimerkiksi:

• maksoit yrityksen kulun omalta tililtä
• ostos palautettiin
• hyvityslasku jäi roikkumaan
• kuitti puuttuu
• maksu ei kohdistu oikein

Näin asia saadaan käsiteltyä heti eikä se jää selvittelyyn.

5. Odota ilmoitusta kuukauden valmistumisesta

Kun aineisto on kunnossa, kirjanpitäjä käsittelee kuukauden ja ilmoittaa, kun kirjanpito on valmis.

Sen jälkeen saat tarvittaessa tiedon:

• ALV-maksusta tai palautuksesta
• raporteista
• mahdollisista puuttuvista asioista

Huomioithan, että keskeneräiset raportit voivat vielä muuttua ennen kuukauden sulkemista.

Tiivistettynä

Joka kuukausi:

1. toimita kuitit ja tositteet
2. toimita tiliotteet ja raportit
3. hyväksy tarvittavat laskut
4. kerro poikkeuksista
5. seuraa, kun kuukausi valmistuu

Kun nämä ovat kunnossa, kirjanpito etenee ilman turhia viivästyksiä.