Yrityksen arjessa moni päätös näyttää ensin yksinkertaiselta: palkataanko uusi tiimiläinen, maksetaanko itselle palkkaa, ostetaanko uusi järjestelmä, avataanko uusi myyntikanava tai tehdäänkö isompi hankinta. Kirjanpidossa sama päätös voi kuitenkin näkyä ALV:ssa, kassassa, palkoissa, raporteissa, OmaVerossa tai viranomaisilmoituksissa. Alla on kysymykset, jotka kannattaa tarkistaa ennen kuin päätös on jo tehty.
Jos viimeisin kuukausi on vielä kesken, puuttuvia kuitteja on selvittelyssä tai raportit perustuvat vanhaan tilanteeseen, päätös tehdään helposti väärän tiedon varassa. Siksi ennen isompaa päätöstä kannattaa varmistaa, että viimeisin mahdollinen kuukausi on käsitelty ja tiedossa on, mitä kirjanpidosta vielä puuttuu.
Ennen päätöstä katso ainakin tuloslaskelma, tase ja ALV-tilanne. Jos jokin niistä on vielä auki, päätös kannattaa tehdä vasta kun puuttuvat tiedot on saatu mukaan.
Pankkitilin saldo ei yksin kerro, paljonko yrityksellä on oikeasti käytettävissä. Tililtä pitää vielä mahdollisesti maksaa ALV, ennakkoverot, palkat, työnantajasuoritukset, ostolaskut ja muut jo syntyneet velvoitteet. Tämä korostuu erityisesti silloin, kun mietitään omaa palkkaa, isompaa hankintaa tai kassasta tehtävää siirtoa.
Jos yrityksessä on palkkoja, ne pitää pystyä maksamaan ensin. Oman palkan tai muun siirron määrää arvioidessa kannattaa varmistaa, ettei pankkitili tyhjene ennen seuraavia pakollisia maksuja.
ALV voi muuttua päätöksen seurauksena nopeasti: hankinta voi tuoda palautusta, myynnin kasvu voi kasvattaa maksettavaa ALV:a, ulkomailta ostettu palvelu voi mennä käännetyn verovelvollisuuden käsittelyyn ja ulkomaiselle asiakkaalle laskuttaminen voi vaatia oikean ALV-käsittelyn heti laskulle.
Jos lasku lähtee väärällä ALV-käsittelyllä tai osto kirjataan väärään lokeroon, asiaa joudutaan selvittelemään jälkikäteen. Kun myynti, ostot ja laskutusmalli käydään läpi etukäteen, korjaustyötä tulee vähemmän.
Jos yrityksen tulos muuttuu selvästi aiemmasta arviosta, ennakkoverot voivat olla liian suuret tai liian pienet. Tämä voi tulla vastaan esimerkiksi silloin, kun myynti kasvaa, kulut muuttuvat, vuosi näyttääkin tappiolliselta tai yritys tekee isompia päätöksiä kesken tilikauden.
Jos arvio ei enää vastaa todellisuutta, sitä kannattaa muuttaa. Muuten yritys voi maksaa vuoden aikana liikaa tai liian vähän veroa suhteessa siihen, miltä tulos oikeasti näyttää.
Palkanmaksu ei ole vain summa, joka siirretään tililtä toiselle. Ennen palkanmaksua tarvitaan oikeat henkilötiedot, tilinumero, verokortti, palkkaperuste, mahdolliset tuntitiedot, matkalaskut ja tieto siitä, mitä maksupäivää käytetään. Jos yritys on työnantajarekisterissä, ilmoitukset pitää hoitaa myös niiltä kuukausilta, jolloin palkkoja ei makseta.
Palkka-aineisto kannattaa toimittaa ajoissa, jotta laskelmat ehditään tarkistaa ennen maksupäivää. Erityisen tärkeää tämä on silloin, kun mukana on tunteja, provisioita, lomapalkkoja, matkakuluja tai uusia palkansaajia.
Verkkokauppa, Stripe, Paytrail, Klarna, MobilePay, Zettle ja muut maksunvälittäjät voivat tehdä myynnistä sujuvaa, mutta kirjanpitoon ne tuovat uuden raportointitarpeen. Pelkkä tilille tullut tilitys ei yleensä kerro kaikkea: tarvitaan tieto myynnistä, kuluista, provisioista, palautuksista ja siitä, mitä kautta rahat ovat kulkeneet.
Kun raportti sovitaan heti alussa, kirjanpito ei jää arvaamaan, mitä tilille tullut suoritus sisältää. Tämä vähentää selvittelyä ja nopeuttaa kuukauden sulkemista.
Yrityksen korttitapahtuma tai pankkitilin maksu ei yksin riitä kertomaan, mitä on ostettu ja miksi. Erityisesti ohjelmistot, ulkomaiset palvelut, korttiostot, omalta tililtä maksetut kulut ja puuttuvat kuitit aiheuttavat paljon jälkiselvittelyä.
Jos kuitti puuttuu, tee ainakin lyhyt muistiinpano: mitä ostettiin, milloin ja mihin tarkoitukseen. Mitä pidempään asia jää roikkumaan, sitä vaikeampi sitä on selvittää oikein.
Kun rahaa liikkuu omistajan ja yrityksen välillä, päätös kannattaa tarkistaa ennen siirtoa. Kyse voi olla palkasta, lainasta, osakaslainasta, osingosta, SVOP-sijoituksesta, osakepääomasta tai muusta kirjauksesta. Kaikki tilisiirrot eivät ole vain “rahaa takaisin”, vaikka ne siltä arjessa tuntuisivat.
Jos yrityksessä on useampi omistaja, vanhoja lainoja, negatiivinen oma pääoma tai PRH:lle rekisteröityä osakepääomaa, yksittäinen tilisiirto voi vaikuttaa tilinpäätökseen ja vaatia lisäselvityksiä.
Päätös voi vaatia muutoksen myös järjestelmiin tai viranomaisrekistereihin. Näitä voivat olla esimerkiksi työnantajarekisteri, ALV-rekisteri, ennakkoperintärekisteri, edunsaajailmoitus, kaupparekisteritiedot, Suomi.fi-valtuudet tai kirjanpito-ohjelman käyttöoikeudet.
Kun rekisterimerkinnät, valtuudet ja käyttöoikeudet ovat kunnossa, ilmoitukset, raportit ja maksut eivät jää kiinni väärästä henkilöstä tai puuttuvasta oikeudesta.
Ennen päätöstä riittää usein yksi viesti.
Kerro lyhyesti, mitä olet suunnittelemassa: palkka, hankinta, uusi myyntikanava, rekisterimuutos, omistajan rahasiirto tai jokin muu päätös. Me katsomme, mitä vaikutuksia sillä on kirjanpitoon, veroihin, raportointiin ja yrityksen arjen sujuvuuteen.
Auttoiko tämä artikkeli?
Loistavaa!
Kiitos palautteestasi
Pahoittelut ettemme voineet auttaa
Kiitos palautteestasi
Palaute lähetetty
Kiitos palautteesta. Yritämme korjata artikkelin