Aloituslomakkeen täyttö

Muokattu Ke, 10 Kesä klo 3:00 PM

Kun siirryt Rockille, ensimmäinen käytännön asia on aloituslomakkeen täyttäminen. Se ei ole pelkkä hallinnollinen muodollisuus — lomakkeen tiedot määrittävät suoraan, miten kirjanpitosi rakennetaan ja mitä asioita aloituspalaverissa käydään läpi. Mitä tarkemmin täytät, sitä vähemmän selvittelyä jää jälkikäteen. Tässä artikkelissa käymme kohta kohdalta läpi, mitä kussakin kysymyksessä haetaan ja miksi se kysytään.

Ennen kuin aloitat

Lomake on täytettävä yhdellä kertaa — tiedot eivät tallennu kesken täyttämisen. Varaa rauhallinen hetki ja pidä valmiina: yrityksen perustiedot, pankkitilin IBAN-numerot, tiedot mahdollisista lainoista sekä nykyisen kirjanpitäjän yhteystiedot. Arkaluonteisia tietoja kuten henkilötunnuksia ei lomakkeella pyydetä — ne toimitetaan myöhemmin suojatulla viestillä.

Osa 1 — Perustiedot

Yrityksen virallinen nimi ja Y-tunnus — Kirjoita nimi täsmälleen niin kuin se on Kaupparekisterissä. Y-tunnus on muotoa 1234567-8 ja löytyy ytj.fi-palvelusta jos et muista sitä ulkoa.

Toimiala — Riittää lyhyt kuvaus, esim. "parturi-kampaamo" tai "IT-konsultointi". Toimiala vaikuttaa siihen, miten kirjanpito rakennetaan ja mihin tililuokkiin menot kirjataan.

Perustettu — Perustamisvuosi. Jos yritys on vasta perustettu tänä vuonna, se kannattaa mainita — aloittavilla yrityksillä on usein erityiskysymyksiä esim. perustamiskulujen käsittelystä.

Yhtiömuoto — Valitset TMI (toiminimi) tai OY (osakeyhtiö). Yhtiömuoto vaikuttaa olennaisesti siihen, miten omistajan nostot, palkat ja verotus toimivat.

Osa 2 — Tilikausi ja ALV

Tilikauden alku- ja loppupäivä — Useimmilla on tilikausi 1.1.–31.12., mutta ei aina. Tarkista tieto viime tilinpäätöksestä tai verottajan OmaVero-palvelusta.

ALV-tilitysväli — Se kuinka usein maksat arvonlisäveron verottajalle. Yleisin on kuukausittain (KK). Jos et ole varma, tarkista OmaVerosta kohdasta "arvonlisävero" tai katso viime vuoden ALV-ilmoitusten rytmi. Jos olet juuri perustanut yrityksen eikä ALV-rekisteröintiä ole vielä, valitse "Ei ALV-velvollinen" — asia voidaan hoitaa myöhemmin.

Osa 3 — Pääyhteyshenkilö

Nimeä yksi henkilö joka vastaa käytännön yhteistyöstä kanssamme — tämä on yleensä yrittäjä itse tai toimitusjohtaja. Jos yrityksessä on useampi henkilö joka asioi kanssamme (esim. assistentti tai osakas), listaa heidät kohtaan 13 yhdessä nimen, sähköpostin ja puhelinnumeron kanssa. Kaikille listatuille henkilöille voidaan avata pääsy yhteisiin viestikanaviin.

Osa 4 — Nykyinen tilanne

Aiempi tilitoimisto — Jos sinulla on tai on ollut tilitoimisto, tarvitsemme heidän yhteystietonsa voidaksemme ottaa heihin yhteyttä kirjanpitoaineiston siirtoa varten. Sinun ei itse tarvitse hoitaa siirtoa — me hoidamme yhteydenpidon kun olet antanut luvan.

Mihin kuuhun asti kirjanpito on tehty — Tämä on yksi tärkeimmistä kohdista. Kirjaa esim. "lokakuu 2024". Se kertoo meille mistä kuusta eteenpäin kirjanpito täytyy tehdä tai tarkistaa, ja onko kiireellisiä kuukausia avoimena.

Kirjanpito-ohjelma tällä hetkellä — Esim. Procountor, Talenom, Visma tai "ei ole / ei tietoa". Tämä vaikuttaa siihen, miten aineisto siirretään uuteen ohjelmistoon.

Syy vaihtoon — Kirjoita rehellisesti. Ei tuomita — päinvastoin, tämä auttaa meitä ymmärtämään missä on ollut ongelma ja välttämään samat sudenkuopat. Yleisin syy on "kirjanpito jäi jälkeen" tai "en saanut vastauksia ajoissa".

Osa 5 — Pankkiasiat

Listaa kaikki yrityksen käytössä olevat pankkitilit IBAN-muodossa ja mainitse pankin nimi. Esim. "FI12 3456 7890 1234 56 (OP)". Jos käytät Revolutia tai muuta verkkopalkkia, listaa sekin. Kirjanpito perustuu tilitapahtumiin, ja kirjanpitäjä tarvitsee tiedon kaikista tileistä joilla liikkuu yrityksen rahaa.

Osa 6 — Lainat ja rahoitus

Merkitse kaikki ulkopuolinen rahoitus — pankkilainat, osakaslainat, leasing-sopimukset, Business Finland -rahoitus, sijoittajarahat ja niin edelleen. Jos et ole varma kuuluuko jokin tähän, valitse "En ole varma" ja kerro lisätiedoissa lyhyesti mistä on kyse.

Lainoista tarvitaan myöhemmin lyhennyssuunnitelmat (löytyvät verkkopankista). Kirjanpitäjä pyytää ne erikseen — sinulle tulee siitä tiketti. Lainojen kirjanpidollinen käsittely (korot, lyhennykset, velkatili) on yksi niistä asioista jotka menevät helposti pieleen jos tiedot puuttuvat.

Osa 7 — Ohjelmistot ja myyntijärjestelmät

Kirjanpito-ohjelma — Valitse sovittu ohjelma: Netvisor, NoCFO tai SimplBooks. Jos ei ole vielä päätetty, valitse "Muu / Ei päätetty" — asia sovitaan aloituspalaverissa.

Myynti- ja kassajärjestelmät — Valitse kaikki mitä käytät. Tämä on tärkeä kohta: jos myynti tulee Shopifysta, WooCommercesta tai kassajärjestelmästä, kirjanpito rakennetaan eri tavalla kuin jos laskutat suoraan kirjanpito-ohjelmasta. Jokainen ylimääräinen myyntikanava vaikuttaa työmäärään ja kirjanpidon rakenteeseen.

Maksunvälittäjät — Stripe, Mobilepay, Klarna, SumUp jne. Jos asiakkaasi maksavat näiden kautta, niiden tilitykset täytyy täsmäyttää erikseen. Merkitse kaikki käytössä olevat.

Käteismaksut — Jos yrityksessäsi käy käteisenä maksavia asiakkaita, se vaatii kassaraportointia. Vastaa rehellisesti — tämä ei ole harvinaista eikä ongelma, mutta se täytyy ottaa huomioon.

Osa 8 — Palkat ja palkkiot

Kerro keitä palkanlaskenta koskee ja montako henkilöä on mukana. Jos maksat itsellesi palkkaa yrityksestä, olet tässä mukana. Merkitse myös milloin ensimmäinen palkka täytyy maksaa — palkanlaskennan käynnistäminen vie oman aikansa, joten mitä aiemmin tieto on, sitä paremmin ehdimme valmistautua.

Osa 9 — Omistajat ja YEL

Omistusrakenne — Listaa omistajat ja omistusprosentit. Esim. "Matti Meikäläinen 60%, Liisa Laaksonen 40%". Jos olet ainoa omistaja, kirjaa vain oma nimesi ja 100%.

YEL-vakuutus — YEL on yrittäjän eläkevakuutus. Jos olet epävarma koskeeko se sinua, valitse "En tiedä, koskeeko YEL minua" — käymme sen läpi aloituspalaverissa. Peukalosääntö: jos olet yli 18-vuotias yrittäjä eikä sinulla ole muuta eläketurvaa samalta ajalta, YEL todennäköisesti koskee sinua.

Osa 10 — Tilintarkastus

Pienillä yrityksillä tilintarkastaja ei yleensä ole pakollinen. Tilintarkastusvelvollisuus syntyy kun kaksi seuraavista täyttyy: liikevaihto yli 200 000 €, tase yli 100 000 € tai henkilöstöä yli 3. Jos et tiedä onko sinulla tilintarkastajaa, vastaa "En tiedä" — selvitetään tarvittaessa.

Osa 11 — Lisätiedot ja erityispiirteet

Merkitse kaikki erityistilanteet jotka koskevat yritystäsi. Nämä vaikuttavat suoraan kirjanpidon rakenteeseen:

Useampi yritys tai yritysten välinen laskutus — Jos omistat tai olet mukana useammassa yrityksessä ja niiden välillä liikkuu rahaa tai laskuja, se täytyy käsitellä huolellisesti.
Rakennusala / käännetty ALV — Rakennusalalla alihankkijoille maksetut laskut käsitellään eri tavalla (käännetty verovelvollisuus).
Verkkokauppa tai EU-myynti — Ulkomaille myyvällä verkkokaupalla on erityisiä ALV-velvoitteita riippuen myyntimaasta.
Vaihto-omaisuus / varasto — Jos myyt tuotteita, varaston arvo täytyy seurata ja se vaikuttaa tilinpäätökseen.

Aineiston toimitusaikataulu — yksi asia joka kannattaa muistaa
Kuukauden kuitit ja laskut toimitetaan aina seuraavan kuukauden 7. päivään mennessä. Tammikuun aineisto 7.2., helmikuun aineisto 7.3. ja niin edelleen. Jos aineisto myöhästyy ja kirjanpitäjä joutuu tekemään erillistä selvittelyä jälkikäteen, siitä laskutetaan tuntihinnaston mukaan.

Usein kysyttyä

Täytyykö kaiken olla täydellisesti tiedossa?
Ei. Jos jokin kohta epäilyttää tai tieto puuttuu, kirjoita paras arvauksesi tai merkitse "en tiedä". Parempi epätäydellinen vastaus kuin jätetty tyhjäksi.

Milloin aloituspalaveri varataan?
Aloituspalaveri varataan vasta sen jälkeen kun lomake on täytetty. Saat yhteydenoton meiltä lomakkeen lähettämisen jälkeen.

Voiko lomakkeen täyttää useammassa erässä?
Ei — tiedot eivät tallennu. Täytä lomake yhdellä kertaa.

Minne henkilötunnukset toimitetaan?
Ei tähän lomakkeeseen. Pyydämme ne erikseen suojatulla viestillä kun palkanlaskenta tai muut henkilötietoja vaativat asiat käynnistetään.