Kirjanpitäjäsi hoitaa kaiken raskaan työn taustalla. Mutta on kolme tilannetta, joissa hän ei pysty etenemään ilman sinulta tulevaa tietoa — eikä syy ole sinussa, vaan siinä että kukaan ei ole kertonut miten nämä tilanteet kannattaa hoitaa.
Nämä kolme sääntöä poistavat suurimman osan edestakaisista kysymyksistä.
Sääntö 1 — Kun siirrät rahaa itsellesi yrityksen tililtä, kerro aina mikä se on
Kirjanpitäjäsi näkee tiliotteelta vain summan ja tilinumeron. Hän ei tiedä onko kyse palkasta, osingosta, lainan takaisinmaksusta vai jostain muusta.
Näin toimit: Kirjoita tilisiirron viestiksi lyhyesti mistä on kyse.
| Tilanne | Kirjoita viestiksi |
|---|---|
| Nostat itsellesi palkan | palkka [kuukausi], esim. "palkka kesäkuu" |
| Maksat takaisin omaa rahaa, jonka olet laittanut firmaan | lainan takaisinmaksu |
| Jaat osinkoa | osinko [vuosi] |
| Nostat omistajan palkkion | palkkio [kuukausi] |
Jos et tiedä mikä kategoria sopii, kirjoita mitä parhaiten muistat — kirjanpitäjäsi osaa täydentää loput.
Sääntö 2 — Kun maksat yrityksen kulun omalta henkilökohtaiselta tililtäsi, merkitse se kuittiin
Tämä on erittäin yleinen tilanne. Ostat toimistotarvikkeita omalla kortilla, maksat asiakaslounaasta itse tai hankit jotain yritystä varten ennen kuin ehdit pyytää lasku yritykselle.
Ilman merkintää kirjanpitäjäsi ei tiedä onko meno yritykselle kuuluva vai yksityinen. Hän ei myöskään tiedä onko kulu jo maksettu vai ei.
Näin toimit: Merkitse kuittiin tai sen lähettämisen yhteydessä lyhyesti:
"Maksettu omalta tililtä"
Sen lisäksi riittää lyhyt selitys mitä varten, jos se ei kuita itsestään selviä — esimerkiksi "asiakastapaaminen" tai "toimistotarvikkeet".
Nämä kulut käsitellään kirjanpidossa kululaskuna, jolla saat omat rahasi takaisin yritykseltä.
Sääntö 3 — Kun lähetät kuitin tai laskun joka ei ole itsestään selvä, lisää lyhyt selitys
Kirjanpitäjäsi vastaanottaa paljon erilaisia kuitteja. Useimmat ovat selkeitä. Mutta välillä tulee kuitti, jonka toimittaja tai ostotyyppi ei kerro tarkoitusta.
Erityisesti nämä kannattaa aina selittää lyhyesti:
- Kuitit, joissa lukee vain myymälä mutta ei tuotetta
- Ravintola- ja kahvilakuitit yli 20 €
- Verkkopalveluiden tilausmaksut tai uudet toimittajat
- Kuitit ulkomaisilta toimittajilta
- Kuitit, jotka on maksettu käteisellä
Näin toimit: Liitä kuitin tai laskun yhteyteen yksi lause:
"Asiakastapaaminen Matti Virtasen kanssa" "Vuosimaksu markkinointityökalulle" "Toimistohuonekaluja uuteen toimitilaan"
Mitä tapahtuu jos unohdat?
Kirjanpitäjäsi kysyy. Hän ei pysty kirjaamaan tapahtumaa oikein ilman tietoa — ja väärä kirjaus voi aiheuttaa ongelmia verottajan kanssa myöhemmin.
Yhden lisäkysymyksen kiertäminen tarkoittaa, että kirjanpitosi pysyy aikataulussa ja sinun ei tarvitse muistella vanhoja tapahtumia viikkojen päästä.
Tarvitsetko apua?
Jos olet epävarma miten jokin tilanne pitäisi hoitaa, laita viesti kirjanpitäjällesi. Parempi kysyä ennen kuin tekee, kuin selvitellä jälkikäteen.
Auttoiko tämä artikkeli?
Loistavaa!
Kiitos palautteestasi
Pahoittelut ettemme voineet auttaa
Kiitos palautteestasi
Palaute lähetetty
Kiitos palautteesta. Yritämme korjata artikkelin