Asiakas maksoi liikaa: miten palautus hoidetaan?

Jos asiakas on jo maksanut laskun ja hänelle pitää palauttaa rahaa, käsittely riippuu siitä, mistä palautus johtuu.

Yleisiä tilanteita ovat esimerkiksi:

• asiakas maksoi virheellisen laskun
• laskulle tehtiin hyvitys maksun jälkeen
• asiakas maksoi liikaa
• Paytrailin kautta tullut maksu on jo tilitetty yritykselle, eikä palautusta voi enää tehdä Paytrailista

Jos palautus liittyy virheelliseen laskuun

Jos alkuperäisessä myyntilaskussa oli virhe, tee ensin hyvityslasku ja tarvittaessa uusi lasku oikeilla tiedoilla.

Jos alkuperäinen lasku on jo maksettu, hyvityslasku ja uusi lasku tehdään silti. Näin sekä sinun että asiakkaan kirjanpitoon jäävät oikeat tiedot.

Jos alkuperäinen ja korjattu lasku ovat saman suuruiset, asiakkaan alkuperäinen maksu riittää ja tilanne on kunnossa.

Jos oikea lasku on pienempi kuin asiakkaan jo maksama summa, asiakkaalle palautetaan erotus tai sovitaan, että erotus jätetään odottamaan seuraavaa laskua.

Jos palautus tehdään Netvisorista

Jos palautusta ei voi tehdä maksunvälittäjän kautta, esimerkiksi Paytrailista, palautus voidaan tehdä Netvisorista.

Tarkista ensin, että sinulla on asiakkaan tilinumero.

Tämän jälkeen tee hyvityslasku.

Yksi tapa tehdä hyvityslasku Netvisorissa on:

1. Käynnistä Uusi lasku -toiminto
2. Lisää laskulle sama nimike kuin alkuperäisessä myynnissä
3. Merkitse määrä negatiivisena lukuna
4. Tarkista summa ja ALV
5. Tallenna lasku
6. Tulosta lasku paikallisesti, jos sitä ei tarvitse lähettää asiakkaalle

Palautuksen maksu tehdään Netvisorissa tilisiirtona:

Ostot → Tilisiirrot → Uusi tilisiirto

Lisää tilisiirrolle tarvittavat maksutiedot ja asiakkaan tilinumero.

Jos olet epävarma

Älä tee palautusta sokkona, jos et ole varma mihin alkuperäiseen laskuun tai maksuun palautus liittyy.

Kysy portaalissa ja kerro:

• alkuperäinen laskunumero
• paljonko asiakas maksoi
• paljonko asiakkaalle pitää palauttaa
• onko palautus tehtävissä maksunvälittäjän kautta
• asiakkaan tilinumero, jos palautus tehdään tilisiirtona

Näin hyvitys, mahdollinen uusi lasku ja palautus saadaan kohdistettua oikein.